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Les essentiels de la comptabilité auto-entrepreneur

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Que vous soyez jeune auto-entrepreneur découvrant le statut ou auto-entrepreneur aguerri, gérer votre comptabilité peut vous paraître compliqué. Difficile de s’y retrouver si on n’a pas de formation comptable ! Pourtant, en adoptant un suivi régulier, la gestion de la comptabilité auto-entrepreneur n’est pas si compliquée. On passe en revue ensemble les essentiels à connaître et maîtriser.

La comptabilité, un point essentiel pour tout auto-entrepreneur

Comme dans toute entreprise, une bonne gestion comptable est essentielle. C’est grâce à elle que vous pourrez suivre vos dépenses et recettes tout au long de l’année. Et bien sûr, la gestion d’une comptabilité est également une obligation légale pour beaucoup : les commerçants, artisans, professions libérales sont tenus d’avoir une comptabilité d’entreprise.

Outre cette obligation, la comptabilité est un outil de pilotage important. En effet, la tenue d’une comptabilité va être un outil de preuve, à la fois pour le côté gestion et pour le côté financier. C’est aussi un outil d’information précieux en termes de performances, et de protection en cas de litiges.

Dans le cas d’un auto-entrepreneur, on parle de comptabilité simplifiée. Celle-ci est en effet fortement allégée. L’auto-entrepreneur ne doit pas tenir une comptabilité comme les sociétés commerciales le font toute l’année, et ne doit répondre qu’à une obligation comptable : tenir un livre des recettes, et dans certains cas un registre des achats.

✍️ Bon à savoir
Grâce à la comptabilité allégée, les auto-entrepreneurs n’ont pas l’obligation de faire un bilan comptable ainsi qu’un compte de résultat annuel.

Les obligations de comptabilité pour un auto-entrepreneur

Promis, il n’y en a pas tant que ça ! Voici l’essentiel à retenir :

Le livre de recettes

Comme son nom l’indique, le livre de recettes d’un auto-entrepreneur va recenser l’ensemble des revenus perçus. Pour certaines activités, il peut s’agir du seul document comptable nécessaire. Le livre de recettes doit être mis à jour quotidiennement car les revenus doivent être inscrits de manière chronologique et au fur et à mesure des encaissements. Il est indispensable d’inscrire les recettes lorsque votre client a effectivement payé le produit ou service, et non à la date d’émission de la facture.

Le livre de recettes doit comporter certaines mentions obligatoires :

  • La date d’encaissement
  • Le montant
  • Le nom du client ou l’origine des recettes
  • La nature des recettes : la prestation
  • Le mode de règlement
  • La référence de la facture

Ce document est souvent présenté sous forme de tableau. Si l’auto-entrepreneur encaisse des règlements inférieurs à 76 euros et payés au comptant, il peut les comptabiliser d’une seule manière à la fin de la journée.

Le registre des achats

Dans le cas où vous exercez une activité de vente ou assimilée dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur au seuil de 176 200 €, la tenue d’un registre d’achats est obligatoire. Généralement cela concerne les activités de vente de marchandises, d’alimentation consommée sur place ou d’hébergement.

Le registre des achats sert à réunir l’ensemble des dépenses liées à l’exercice de votre activité. Cela permet de calculer le montant total des charges et donc voir si le statut d’auto-entrepreneur est bien adapté à votre activité.

Comme le livre des recettes, le registre des achats doit respecter une certaine forme. Il doit être tenu dans un ordre chronologique et faire état de l’ensemble des achats effectués dans le cadre de l’activité de l’auto-entreprise. On trouve ainsi :

  • Le nom du fournisseur
  • La nature de l’achat : produit, service, matériel, etc
  • La date du paiement
  • Le montant de l’achat
  • Le mode de règlement
  • La référence des pièces justificatives : numéro de facture ou note
💡 Gare à la TVA
Un auto-entrepreneur bénéficie d’une franchise en base de TVA jusqu’à un certain plafond. S’il dépasse le plafond propre à son type d’activité, il devient redevable de la TVA, ce qui peut compliquer les choses ! Dans ce cas, nous vous conseillons de faire appel à un expert-comptable pour vous donner un coup de pouce.

Les supports des documents comptables

Le livre des recettes et le registre des achats peuvent être inscrits sur un support papier. Cela peut être des livres comptables du commerce ou des modèles officiels. Bonne nouvelle : notre équipe vous a préparé des modèles prêts à l’emploi !

Vous pouvez également investir dans un logiciel de comptabilité. Ce genre de solution comporte de nombreuses fonctionnalités et options qui vont vous permettre d’avoir une gestion simplifiée.

La conservation des documents comptables

Les documents comptables d’un auto-entrepreneur doivent être obligatoirement conservés. Cela concerne toutes les factures et les pièces justificatives relatives aux achats, à la vente des marchandises et des prestations de services (bons de commandes et de livraisons).

La durée de conservation des documents comptables est de 10 ans fiscalement. Cela est valable même si l’entreprise est fermée. La meilleure manière de conservation des documents est d’utiliser des classeurs (eh oui, de bon vieux classeurs !) : un par an pour le livre de recettes et un par an pour le registre des achats.

Le cas particulier des auto-entrepreneurs du régime de l’EIRL

Le régime de l’Entrepreneur Individuel à Responsabilité Limitée (EIRL) est un type de régime qui consiste à protéger l’auto-entrepreneur en cas de faillite. Les patrimoines professionnels et personnels sont séparés ce qui protègent ces derniers. Dans ce cas, des obligations comptables et déclaratives supplémentaires sont à faire.

Si vous êtes dans ce cas de figure, vous devrez actualiser chaque année votre déclaration d’affectation de patrimoine. Il faudra alors établir un relevé qui devra être déposé auprès du registre ayant enregistré la déclaration d’affectation initiale. Vos comptes annuels devront accompagner la déclaration auprès du registre.

Le compte bancaire professionnel

Depuis mai 2019 et grâce à la loi PACTE, l’ouverture d’un compte bancaire pour son activité d’auto-entrepreneur n’est obligatoire que si le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 10 000 euros. On vous le souhaite !

Mais si vous êtes en dessous de ce seuil, cela est tout de même fortement recommandé. Avoir un compte bancaire dédié à votre activité permet en effet de distinguer les transactions financières d’ordre professionnel et celles d’ordre personnel, et simplifie la gestion comptable de l’activité.

L’ouverture de ce compte doit être faite dans un délai d’un an maximum après la création de l’auto-entreprise. Cette procédure peut être réalisée auprès des établissements bancaires classiques et des banques en ligne.

Choisissez la banque la plus adaptée à vos besoins. Les modes de paiement proposés à vos clients sont notamment un critère à prendre en compte. Par exemple, certaines banques en ligne ne vont pas vous permettre d’accepter les paiements par chèque.

Chez les établissements bancaires, le compte dédié à l’auto-entreprise n’est pas obligatoirement qualifié de professionnel. Celui-ci peut tout à fait être un compte courant classique si les transactions effectuées sur ce compte sont uniquement liées à l’activité d’auto-entrepreneur.

Le compte doit permettre les actions suivantes :

  • Effectuer les achats liés à l’activité.
  • Encaisser les recettes de ventes et de prestations de service.
  • Utiliser les moyens de paiement au nom commercial de la micro-entreprise : TPE ou chéquier par exemple.
  • Effectuer les prélèvements pour la rémunération, par chèque ou virement.
  • Obtenir un crédit pour votre activité.

Envie d’en savoir plus sur le compte bancaire auto-entrepreneur ? Nous avons traité le sujet plus en détails dans cet article !

Les mentions obligatoires sur la facture d’auto-entrepreneur

Lors de chaque vente réalisée en auto-entreprise, il faut réaliser une facturation pour votre client. L’émission de la facture va vous permettre de conserver un exemplaire pour votre gestion comptable.

📢 À noter
Toutes les factures doivent être conservées physiquement ou numériquement pendant au moins dix ans après la clôture de l’exercice. C’est important, car l’administration fiscale peut vous les demander pour un contrôle !

Pour être légalement valide, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

  • Le numéro de la facture. Il doit être unique et respecter une série chronologie continue et sans rupture.
  • La date de la facture.
  • L’identité du client. Cela regroupe le nom, le prénom (ou la dénomination sociale pour un professionnel) ainsi que l’adresse (non présente si un particulier s’y oppose).
  • La date d’encaissement, à savoir le délai de paiement de la facture.
  • Votre identité. Ce sont le nom, prénom (éventuellement nom commercial si vous en avez un), l’adresse de l’auto-entreprise, le numéro SIREN (en cours d’immatriculation si vous ne l’avez pas). Celui-ci doit être suivi de la mention RCS + la ville d’immatriculation pour un commerçant, ou la mention RM + le département d’immatriculation pour un artisan.
  • La description du service ou du produit vendu. Cela peut être la nature de la prestation, la référence, la taille, etc.
  • Le décompte détaillé notamment s’il y a plusieurs services ou produits.
  • Le prix unitaire HT des produits ou services.
  • La somme totale à payer HT (et TTC si vous devez facturer de la TVA).
📣 À quoi sert le livre de recettes dans la comptabilité auto-entrepreneur ?

Le livre de recettes recense l’ensemble des revenus perçus sur l’année, et doit être mis à jour quotidiennement.

📣 Le registre des achats est-il obligatoire dans comptabilité auto-entrepreneur ?

Oui, si votre CA annuel est inférieur à 176 200 euros.

📣 À quoi sert le registre des achats dans comptabilité auto-entrepreneur ?

Il réunit l’ensemble des dépenses liées à l’exercice de l’activité.

📣 Un auto-entrepreneur est-il obligé de tenir ses documents comptables sur papier ?

Non, bien sûr ! La comptabilité peut se tenir de façon digitale et dématérialisée, notamment grâce à des logiciels spécialement conçus pour cet usage.

📣 Combien de temps un auto-entrepreneur doit-il conserver ses documents comptables ?

Les documents comptables doivent être conservés pendant dix ans.

Vous avez encore des questions ? Vous pouvez les poser dans notre groupe d’entraide Facebook. Nous sommes là pour vous répondre !







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